Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke is ChargeBlock B.V., gevestigd aan het Rotterdam Airportplein 29, 3045 AP Rotterdam, Nederland. Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87065924, btw-nummer NL864193476B01.

Heb je een vraag over je privacy of over dit beleid? Mail ons via duurzaam@chargeblock.nl.

Afhankelijk van je rol (klant, partner, ESMD-partij of medewerker) verwerken we:

• Account- en identiteitsgegevens (via onze inlogprovider Clerk): naam, e-mailadres, inloggegevens, je rol en het bedrijf waaraan je account is gekoppeld.
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer en sector.
• Contactgegevens van contactpersonen: naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer.
• Offerte-, project- en factuurgegevens, inclusief de inhoud van offertes en je digitale handtekening bij ondertekening.
• Betaal- en machtigingsgegevens: voor abonnementen kunnen we een IBAN en een SEPA-machtiging (incl. handtekening) verwerken.
• Projectinhoud: gegevens uit subsidiematch, simulaties en ESMD-dossiers, en door jou geüploade documenten en bijlagen.
• Communicatiegegevens: e-mails die we via het platform versturen (bijvoorbeeld offertes, uitnodigingen en bevestigingen).
• Feedback- en diagnostische gegevens: als je de feedbackknop gebruikt, sturen we je bericht mee met technische context (de pagina, browser/user-agent, schermafmetingen, taal, tijdzone en recente foutmeldingen) om je sneller te helpen.
• Logging- en beveiligingsgegevens: een auditlog van handelingen in het CRM (wie wat wanneer wijzigde) voor beveiliging en verantwoording.
• Gebruiksstatistieken: geaggregeerde analyse-gegevens, voor zover van toepassing (zie cookies).

We verwerken je gegevens voor de volgende doeleinden, met de bijbehorende AVG-grondslag:

• Het leveren van de dienst: account- en portaaltoegang, offertes, projecten, simulaties, subsidiematch en ESMD — grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Facturatie en administratie — grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht — grondslag: wettelijke verplichting.
• Support en het afhandelen van feedback — grondslag: gerechtvaardigd belang (een werkbaar, betrouwbaar platform).
• Beveiliging, fraudepreventie en auditlogging — grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Verbetering en analyse van het platform, inclusief AI-functies — grondslag: gerechtvaardigd belang, en voor analytische cookies toestemming.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:

• Facturen en fiscaal relevante gegevens: 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Account-, bedrijfs-, contact- en projectgegevens: gedurende de looptijd van de relatie en daarna zolang nodig voor garantie, geschillen of wettelijke verplichtingen, waarna we ze verwijderen of anonimiseren.
• Feedbackgegevens: maximaal 12 maanden, daarna automatisch verwijderd.
• Notificaties: gelezen notificaties worden na 6 maanden automatisch verwijderd.
• Auditlog: bewaard zolang nodig voor beveiliging en verantwoording (ten minste 12 maanden); dit log wordt bewust niet gewist om de integriteit te borgen.

Je kunt vragen om eerdere verwijdering; zie je rechten hieronder.

Voor de werking van het platform schakelen we verwerkers in. Met elk van hen sluiten we, waar vereist, een verwerkersovereenkomst. We verkopen je gegevens nooit.

• Clerk — identiteit, inloggen en accountbeheer.
• Convex — database en realtime-backend (opslag van platformgegevens).
• Vercel — hosting van de applicatie.
• Microsoft — e-mailverzending (Outlook / Microsoft Graph).
• Exact Online — facturatie en boekhouding.
• Google Analytics (GA4) — webanalyse, voor zover van toepassing.
• KvK — opzoeken van bedrijfsgegevens.
• Pipedrive — opzoeken/aanvullen van relatiegegevens (zoekopdrachten, niet structureel opgeslagen).
• Anthropic — AI-functies (bijvoorbeeld teksthulp); ontvangt de relevante context van de functie die je gebruikt.

Daarnaast kunnen we gegevens delen wanneer dat wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld met de Belastingdienst) of noodzakelijk om onze rechten te beschermen.

Een aantal van onze verwerkers is gevestigd in of verwerkt gegevens in de Verenigde Staten (waaronder Clerk, Convex, Vercel, Microsoft, Google en Anthropic). In die gevallen zorgen we voor passende waarborgen, zoals het EU-US Data Privacy Framework en/of de EU-modelcontractbepalingen (SCC’s), zodat je gegevens een passend beschermingsniveau houden.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Versleuteld transport (HTTPS/TLS) en strikte beveiligingsheaders.
• Versleutelde opslag van integratie-tokens (AES-256-GCM).
• Toegang op basis van rollen en strikte scheiding tussen klanten, partners en hun gegevens.
• Een auditlog van wijzigingen en monitoring van systeemfouten.
• Inlog en authenticatie via een gespecialiseerde provider (Clerk).

Sommige functies gebruiken AI (via Anthropic) om je te helpen, bijvoorbeeld met tekstvoorstellen. Daarbij wordt de relevante context van die functie verwerkt. We nemen geenuitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor jou; AI ondersteunt, een mens beslist.

Op grond van de AVG heb je het recht op:

• Inzage in je persoonsgegevens.
• Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verwijdering (het “recht op vergetelheid”).
• Beperking van de verwerking.
• Overdraagbaarheid van je gegevens (dataportabiliteit).
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Het intrekken van eerder gegeven toestemming.

Dien je verzoek in via duurzaam@chargeblock.nl. We reageren binnen de wettelijke termijn van uiterlijk één maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We gebruiken functionele cookies die nodig zijn om in te loggen en het platform te laten werken (onder andere voor authenticatie via Clerk). Deze zijn altijd actief.

Voor analytische cookies (zoals Google Analytics) plaatsen we alleen cookies voor zover dat is toegestaan en, waar vereist, met je toestemming. Je kunt je browser zo instellen dat cookies worden geweigerd of verwijderd.

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als wetgeving of het platform verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan.

Vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem contact met ons op via duurzaam@chargeblock.nl of via de contactgegevens van ChargeBlock B.V. zoals hierboven vermeld.